因应现时澳门各公共部门电子文件的使用已日渐普及，为加强有关人员对电子文件管理及保存政策的认识和交流，行政暨公职局昨天(2月17日)举办了一项“电子文件管理机制研究”研讨会，邀请到中国人民大学冯惠玲教授和刘越男副教授，分享中国政府在制订电子文件管理及保存政策的过程，并介绍相关的应用技术方案。 该两位主讲嘉宾分别兼任中国人民大学档案馆馆长及中国人民大学电子文件管理研究中心执行主任，对於国内制订相关政策的经验丰富。研讨会有多个澳门政府部门、共二百多名资讯技术、档案管理及法律范畴的主管及人员参加。 行政暨公职局副局长杜志文致开幕词时指出：传统纸张文件的管理各部门皆有明确规范，在电子文件日渐普及的今天，文件的生成、传送、使用以至保存等过程，已经逐渐被电子化，其管理也应该作出规范；否则，将可能出现“失存”、“失效”、“失控”、“失信”的现象。因此现时是适当时机，各部门关心和思考一下电子文件管理及保存机制的问题。 冯惠玲教授在讲座中介绍了中国电子文件管理的进展：总体情况、所遇到的问题、电子文件国家战略的制定和实施、主要措施和进展，以及当前全国电子文件管理的主要特点等。其中重点介绍了国内 “三个一” 措施的成功经验：发布了一份规范文件《电子文件管理暂行办法》、成立了一个跨部门的协调管理机构，以及采取了一系列的配套措施。透过明确管理目标、确定全程管理体制、实行 “顶层设计，分工实施”、紧跟国际前沿的方针政策，中国近年在电子文件管理制度方面得到较快的发展。 刘越男副教授接着讲解了中国电子文件管理系统（ERMS）标准的发展情况，包括电子文件管理系统的目标、法律和功能上的要求、其他较先进国家及地区的标准，以及国内标准的发展情况。 会上参加者亦踊跃提出问题及讨论，为研讨会增添不少互动交流。两位教授亦向澳门电子文件管理机制的发展提出了三点建议：一是整体推进，制订统一的政策和标准；二是由源头做起，实行文件的“全程管理”；三是要参考国际和国内的标准，加强交流合作。 透过是次研讨会，澳门各公共部门了解到国内电子文件管理及保存的法规、措施和标准，汲取到难得的经验，建立了合作的途径，对本澳日后开展相关政策的制订，以及进一步的交流合作，有着极大的意义和帮助。