行為的標準化

行政當局與個人間的合作

當透過不同活動方式都可達至同一結果時,有關公共部門或公共機構應採用最有利於個人的程序,尤其為獲取文件、通知決定或傳遞資訊時應採用較有利於個人的程序。

負責接待的人員應諳兩種官方語言,並能以禮向個人提供諮詢與服務;並應給予老人、殘疾人、病人及孕婦特別關注。

公共部門及公共機構應設立公眾參與的機制及程序,尤其是設置建議箱或投訴簿,以便提高服務質量;對個人提出的載有身分資料及地址的投訴及異議,應迅速答覆。

行政程序表格、擬本及申請書格式僅應包含該程序所需的適當資料;在表格中應包括簡單指引以及關於其內容的充分說明;若個人提出要求,公共部門及機構應為其提供填寫表格所需的資訊及適當協助。

個人或法人以書面方式聯繫公共部門或機構,尤其涉及表格不包括的申請書或請求書和涉及聲明異議或上訴時,應使用A4規格白色或淺色標準紙張,並載入識別利害關係人的資料,尤其是名稱、標誌、地址或供電訊聯絡的資料。

對聲明或事實的證明須儘量以僅出示文件為之,而該等文件須歸還利害關係人或其代表,且宜於在出示文件後歸還;如為分析卷宗而有必要留存證明文件,須以影印本代替該等文件。

個人在公共部門或機構內遺失的文件、物品或其他物料,須以最簡便及快捷的方式歸還其物主;如不能知悉物主的地址,應將其送交治安警察局。


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