Atendendo a que, hoje em dia, a utilização de documentos electrónicos nos Serviços Públicos de Macau tem vindo a ser generalizada, e com o objectivo de reforçar o conhecimento e o intercâmbio nos âmbitos de gestão e políticas de preservação de documentos entre o respectivo pessoal, o seminário intitulado “Estudo sobre o Mecanismo de Gestão de Documentos Electrónicos” organizado pela Direcção dos Serviços de Administração e Função Pública, no dia 17 de Fevereiro, convidou a Professora Feng Huiling e a Professora Associada Liu Yuenan da Universidade Popular da China (UPC) para partilharem a sua experiência na definição de políticas de gestão e preservação de documentos electrónicos do Governo da China, bem como para apresentar os respectivos projectos de técnicas de aplicação. As duas oradoras convidadas acumulam, respectivamente, os cargos de directora do Arquivo da UPC e de responsável pela execução do Centro de Investigação em Gestão de Documentos Electrónicos da UPC, possuindo experiência preciosa na definição de políticas das respectivas áreas no Interior da China. Mais de duzentos técnicos de informática, chefias e pessoal de gestão de arquivos e da área jurídica provenientes de diversos Serviços Públicos do Governo da RAEM participaram no seminário. Tou Chi Man, Subdiector do SAFP, referiu no discurso de abertura do seminário que, os Serviços Públicos têm normas que regulamentam, de foram explícita, a gestão de documentos tradicionais em papel, mas como hoje em dia, os documentos electrónicos estão generalizados, os procedimentos de criação, transmissão, utilização até a preservação de documentos têm vindo a ser informatizados gradualmente, devendo, assim, a respectiva gestão também ser regulamentada; caso contrário, poderão surgir fenómenos de “perda de preservação”, “perda de eficácia”, “perda de controlo” e “perda de credibilidade”. Portanto, agora é a altura oportuna para que os Serviços Públicos prestem atenção e reflictam sobre a questão da gestão e preservação de documentos electrónicos. A Professora Feng Huiling fez uma apresentação, no seminário, sobre o desenvolvimento da gestão de documentos electrónicos no Interior da China: a situação geral, os problemas encontrados, a definição e a implementação das estratégias nacionais de documentos electrónicos, as principais medidas e o desenvolvimento, bem como as características específicas da actual gestão de documentos electrónicos em todo o país, etc.. Apresentou, em especial, no seu discurso, a experiência de sucesso das “Três” medidas do Interior da China: publicação do documento normativo “Formas de implementação provisória para a gestão de documentos electrónicos”, criação de um organismo inter-serviços de coordenação e gestão, e adopção de uma série de medidas complementares. Mediante o bom conhecimento das finalidades de gestão, da definição do sistema de gestão integral, da implementação das políticas de “Concepção de nível superior, separação de funções na implementação”, do acompanhamento estreito das políticas estabelecidas e avançadas de nível internacional, nos últimos anos, a China teve um desenvolvimento rápido no âmbito de sistema de gestão de documentos electrónicos. A Professora Associada Liu Yuenan também abordou a situação de desenvolvimento dos critérios do sistema de gestão de documentos electrónicos (ERMS), incluindo as finalidades do sistema de gestão de documentos electrónicos, as exigências jurídicas e de funções, os critérios de outros países e territórios mais avançados, bem como a situação de desenvolvimento dos critérios do Interior da China. No seminário, os participantes apresentaram perguntas e discutiram de forma entusiasta, o que impulsionou uma interacção e um intercâmbio. Além disso, as duas professoras apresentaram três propostas para o mecanismo de gestão de documentos electrónicos de Macau: 1.ª, promoção integral, definir políticas e critérios uniformizados; 2.ª, implementar, a partir da fonte, a “gestão completa” de documentos; última, tomar como referência os critérios internacionais e da China, intensificar o intercâmbio e colaboração. Através deste seminário, os Serviços Públicos de Macau ficaram a conhecer os diplomas legais, as medidas e os critérios de gestão de documentos electrónicos do Interior da China, aprenderam com as preciosas experiências, estabeleceram vias de colaboração que terão um significado muito importante e que muito contribuirão para Macau, na definição das respectivas políticas que serão desenvolvidas no futuro, e para um melhor intercâmbio e colaboração entre os Serviços Públicos.