A Administração irá progressivamente através de diferentes meios optimizar o circuito de trabalho e elevar em diversos aspectos a eficiência da apreciação, assim como incrementar a transparência do processo. Estes trabalhos serão estendidos até os procedimentos relativos a vistoria das obras de construção e de ampliação, sobretudo no que refere às circunstâncias que facilmente conduzem ao aparecimento de significativos atrasos na emissão de Licença de Utilização, por exemplo em situações em que a aprovação da alteração do projecto é somente solicitada quando é requisitado a realização de vistoria, assim como de perda de tempo na troca de ofício entre os membros da Comissão de Vistoria. Assim sendo, no intuito de melhor optimizar estes procedimentos, veio a DSSOPT além de criar em 2010 os Critérios de Apreciação de Projectos de Obras de Construção e de Ampliação e Instruções de Procedimentos Administrativos, no sentido de alertar os requerentes para a boa realização dos preparativos antes da realização da vistoria, criar também uma plataforma de diálogo interdepartamental, traduzido na realização de reunião para acompanhamento directo com o requerente dos problemas ainda pendentes após a realização de vistoria, assim como exigir ao sector da construção civil para obrigatoriamente solicitar previamente a aprovação das alterações fulcrais do projecto, caso contrário não será aceite o pedido de realização de vistoria final. Houve ainda requerentes que não entregaram dentro do prazo fixado a alteração do projecto De acordo com os procedimentos de vistoria das obras de construção e de ampliação actualmente em vigor, definidos conforme o disposto no Regulamento Geral da Construção Urbana (RGCU), deve o pedido ser feito pelo dono da obra ou seu representante. A vistoria é realizada pela Comissão de Vistoria, composta por representantes da DSSOPT, IACM, SS e CB, e caso o edifício se encontre dentro do âmbito das construções classificadas, será também integrada nesta o representante do IC. Após a DSSOPT receber o pedido, irá primeiro verificar se o requerente entregou todos os documentos que instruem o processo, se a tela final condiz com o projecto aprovado pela DSSOPT, se todas as medições do edifício condizem com o projecto aprovado e se foram cumpridas as condicionantes urbanísticas anteriormente definidas. E caso sejam cumpridas todas estas exigências, terá então lugar à realização de vistoria final, sendo o edifício vistoriado in loco pela Comissão de Vistoria, que comunica de imediato ao requerente as melhorias que devem ser adoptadas. Após os serviços competentes averiguarem que o requerente introduziu as respectivas melhorias, será então o facto oficiado à DSSOPT, que emite de imediato a licença de utilização caso não haja erros nos demais documentos.
Todavia, em termos práticos, apesar de estar definido nos Critérios de Apreciação de Projectos de Obras de Construção e de Ampliação e Instruções de Procedimentos Administrativos, criado pela DSSOPT em 2010, que deve o requerente, com a antecedência de 2 a 3 meses da realização da vistoria final, primeiro entregar o pedido para a aprovação da alteração do projecto, contudo muitos dos requerentes ainda continuam a entregar o pedido para realização de vistoria final juntamente com o pedido para a aprovação da alteração do projecto, sendo necessário à DSSOPT concluir a apreciação e aprovação da alteração do projecto, para então estarem reunidas as condições para se dar início à análise do pedido para a realização de vistoria final, atrasando assim o processo de apreciação. E ainda não obstante a este facto, o diálogo entre os representantes dos serviços públicos que compõem a Comissão de Vistoria é ainda realizada por meio de ofício, perdendo-se assim tempo desnecessário com a troca de ofícios. Criação de plataforma de diálogo para dirimir o aparecimento de atrasos no prazo fixado para apreciação Assim sendo, nesta perspectiva, veio a Administração propor a criação de uma plataforma de diálogo interdepartamental, traduzido na realização de reunião para acompanhamento de questões após a realização de vistoria, permitindo assim um diálogo directo e interactivo entre os membros da Comissão de Vistoria, o requerente, o técnico responsável pela direcção técnica da obra e o empreiteiro, de modo a acompanhar os diversos problemas ainda pendentes após a realização da vistoria, permitindo assim ao requerente poder atempada e correctamente introduzir as respectivas melhorias conforme o parecer emitido pela Comissão de Vistoria. Relativamente ao facto do requerente solicitar a realização de vistoria final juntamente com a aprovação da alteração do projecto, a DSSOPT irá alertar o sector da construção civil para antecipadamente solicitar a aprovação das alterações fulcrais do projecto antes de requisitar a realização de vistoria, caso contrário não será aceite o pedido para a realização de vistoria final. Além disso, será também aproveitado esta oportunidade para dirimir na medida dos possíveis o aparecimento de atrasos no prazo fixado para apreciação.
As principais causas do significativo atraso da emissão de Licença de Utilização compreendem o facto do requerente antes de solicitar a realização de vistoria final, não ter previamente solicitado a realização de vistoria preliminar do sistema de água, electricidade e de combate contra incêndio, o requerente não ter atempadamente acompanhado o parecer da Comissão de Vistoria e não ter ainda sido concluído os procedimentos relativos ao terreno onde será realizado a obra.