A correspondência escrita oficial reveste, em princípio, a forma de ofício, podendo também utilizar-se o bilhete-postal, a telecópia, o correio electrónico ou outro meio de comunicação que garanta a comprovação do destinatário e do remetente e assegure a autenticidade da comunicação (n.os 1 e 2 do artigo 2.º) .
Só os titulares dos órgãos e os trabalhadores habilitados, através de um acto de delegação de poderes ou de delegação de assinatura, podem comunicar oficialmente com outras entidades, em nome do respectivo serviço ou organismo público (n.º 1 do artigo 3.º) .
Nos impressos destinados à correspondência, para além do símbolo da RAEM e da designação oficial do serviço ou organismo público, devem ser indicados os elementos que facilitem a comunicação, designadamente morada, endereço de correio electrónico, fax e telefones (n.º 2 do artigo 5.º) .
Os ofícios recebidos, bem como os requerimentos, petições, exposições, reclamações ou recursos, são objecto de registo, sendo os documentos numerados, datados e rubricados pelo trabalhador responsável por esta tarefa. No acto de expedição, a correspondência deve ser numerada seguidamente e datada (n.os 1 e 3 do artigo 16.º) .
Quanto ao arquivo, os processos gerais são organizados por assuntos, devendo a sua identificação constar da capa e da lombada. Os processos individuais são numerados, devendo ser divididos internamente por assuntos e descritos em ficheiros, por ordem alfabética. Para a correspondência confidencial e secreta são organizados processos especiais, colocando-se no processo respectivo uma anotação do número, data e destino ou proveniência do documento (n.º 2 a 4 do artigo 17.º) .
A Lei n.º 3/2023 (Lei dos arquivos) estabelece o regime jurídico da gestão de arquivos, determinando que os serviços e entidades públicos, a Assembleia Legislativa e os órgãos judiciários devem proceder, de forma sistemática, à gestão, conservação e utilização dos seus arquivos para evitar quaisquer danos. Com o estabelecimento dos mecanismos de natureza permanente de transferência e eliminação dos arquivos públicos, os arquivos de interesse histórico são conservados adequadamente. Compete especialmente ao Arquivo de Macau, organismo dependente do Instituto Cultural, promover os trabalhos de gestão do arquivo.