Normalização Administrativa

Comunicações Oficiais e Arquivo

A correspondência escrita oficial reveste, em princípio, a forma de ofício, podendo também utilizar-se o bilhete-postal, a telecópia, o correio electrónico ou outro meio de comunicação que garanta a comprovação do destinatário e do remetente e assegure a autenticidade da comunicação (N.os 1 e 2 do artigo 2.º) .

Só os titulares dos órgãos e os trabalhadores habilitados, através de um acto de delegação de poderes ou de delegação de assinatura, podem comunicar oficialmente com outras entidades, em nome do respectivo serviço ou organismo público (N.º 1 do artigo 3.º) .

Na correspondência deve sempre constar a assinatura, a inscrição do nome e do cargo de quem assina e a identificação do respectivo processo. Sempre que a correspondência trate de assunto de carácter reservado, deve ser encerrada em dois envelopes, levando, no documento e no envelope interior, a indicação de "confidencial", e deve ser aberta apenas pela entidade a quem se destinar. Na correspondência que deva ser exclusivamente conhecida pelo destinatário é necessária utilizar a indicação de "secreto" (N.os 3 e 4 do artigo 2.º e n.º 2 do artigo 3.º) .

Nos impressos destinados à correspondência, para além do símbolo da RAEM e da designação oficial do serviço ou organismo público, devem ser indicados os elementos que facilitem a comunicação, designadamente morada, endereço de correio electrónico, fax e telefones (N.º 2 do artigo 5.º) .

Os ofícios recebidos, bem como os requerimentos, petições, exposições, reclamações ou recursos, são objecto de registo, sendo os documentos numerados, datados e rubricados pelo trabalhador responsável por esta tarefa. No acto de expedição, a correspondência deve ser numerada seguidamente e datada (N.os 1 e 3 do artigo 16.º) .

Quanto ao arquivo, os processos gerais são organizados por assuntos, devendo a sua identificação constar da capa e da lombada. Os processos individuais são numerados, devendo ser divididos internamente por assuntos e descritos em ficheiros, por ordem alfabética. Para a correspondência confidencial e secreta são organizados processos especiais, colocando-se no processo respectivo uma anotação do número, data e destino ou proveniência do documento (N.º 2 a 4 do artigo 17.º) .

O Decreto-Lei n.º 73/89/M, de 31 de Outubro, estabelece o regime arquivístico de Macau, tendo criado o Conselho Geral de Arquivos que tem por missão definir critérios e prazos de conservação arquivística e apreciar a documentação de interesse histórico a preservar através da incorporação no Arquivo Histórico de Macau.


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